Nel quotidiano operativo delle imprese che esportano o importano, la dichiarazione doganale viene spesso percepita come un passaggio tecnico da archiviare e dimenticare. È un errore che può costare caro.
Il quadro normativo è chiaro. L’art. 51 del Codice Doganale dell’Unione (Reg. UE 952/2013) impone la conservazione di tutta la documentazione doganale per un minimo di tre anni. La disciplina tributaria nazionale — artt. 22 D.P.R. 600/1973 e 39 D.P.R. 633/1972 — estende questo obbligo a cinque anni. In presenza di contenziosi, i termini si prolungano ulteriormente, senza limite predefinito.
Cosa va conservato, e come. Le dichiarazioni doganali non esistono in formato cartaceo: sono documenti informatici nativi in XML, trasmessi e firmati digitalmente attraverso il sistema AIDA. La loro conservazione deve rispettare il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e le Linee Guida AGID: conservarli su un server aziendale o in una cartella di rete non è sufficiente. Lo stesso vale per i documenti a corredo — fatture, lettere di vettura, certificati di origine — e per i prospetti di svincolo, sintesi e contabilità scaricati dal Cassetto Doganale.
Un capitolo a sé: il DAE e l’iVisto. Per le esportazioni, la non imponibilità IVA ai sensi dell’art. 8 D.P.R. 633/1972 non è automatica: deve essere provata. La prova per eccellenza è il messaggio IE599 — il cosiddetto iVisto — generato dal sistema europeo ECS e scaricabile dal Cassetto Doganale, che certifica l’effettiva uscita fisica della merce dal territorio doganale dell’Unione. Senza di esso, in sede di verifica fiscale, il regime di non imponibilità può essere disconosciuto, con conseguente recupero dell’IVA e applicazione di sanzioni. La Circolare ADM n. 37/D del 26 luglio 2013 è la fonte di riferimento sul punto; la Corte di Giustizia UE ha più volte ribadito la centralità di questa prova (sent. C-275/18 e C-495/17).
Essere in regola non è complicato. Ma richiede metodo.
Adottare un archivio doganale strutturato — organizzato per MRN, anno di competenza e tipologia di documento — è la risposta operativa corretta. Non è un adempimento una tantum: è una prassi che va implementata e mantenuta nel tempo.
Se la vostra azienda non ha ancora affrontato in modo sistematico il tema della conservazione documentale doganale, o se desiderate verificare la conformità delle procedure attualmente in uso, HERMES – Validating & Consulting è a disposizione per un’analisi della situazione e per supportarvi nell’implementazione delle soluzioni più adeguate al vostro profilo operativo.
Dott. Massimiliano Mercurio — Doganalista Professionista, AEO, Export Compliance Officer EIFEC, Membro Commissione Dogane & Trade Facilitation ICC Italia
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